Et ærligt og nemt system

Maskinstationsejer Mogens Sørensen er begejstret for sit CustomOffice system på Diget Maskinstation i Dronninglund. – Jeg sparer en masse papirarbejde og har fået meget bedre overblik, siger han.

Når medarbejder Michael Christensen møder om morgenen på arbejde hos Diget Maskinstation, er det ikke chefen og maskinstationens indehaver, Mogens Sørensen, der står i døren og dirigerer hver af sine 18 medarbejdere ud på dagens opgaver.

Michael Christensen kigger i stedet på sin CustomOffice-app på telefonen, der viser planen for dagens arbejde. Hvilken traktor, hvilket redskab, hvilken opgave, der skal løses. Og hos hvilken kunde, hvor kunden bor, og hvor på kundens matrikel, arbejdet skal udføres.

Første klik, Michael Christensen udfører på sin telefon, hedder klargøring. Han spænder traktoren for gylleomrøreren og når det er gjort, og han ruller ud ad indkørslen, klikker han transport. Vel fremme ved kundens gyllebeholder påbegyndes arbejdsopgaven og nu klikkes start.

Konstant on-line

Imens propellen gør sit tunge arbejde nede i gylletanken, kan Michael Christensen lige nå at orientere sig om, hvornår gyllevognen skal ankomme, og gyllen helst skal være rørt op. Han kan også se, hvordan chefen hjemme på maskinstationen har tænkt sig dagen skal fortsætte for ham.

Efter endt omrøring klikker Mogens Christensen på transport, enten hjem eller videre til en anden kunde. Skulle der for eksempel under udførelsen af en opgave opstå et driftsstop – for eksempel en sprængt hydraulikslange – klikker medarbejderen driftsstop på sin telefon.

– Han ringer som regel hjem for at fortælle mig, hvis der er sket noget, men jeg kan faktisk se herfra, om der er driftsstop derude og vælge at køre ud og hjælpe med at få det løst, hvis de da ikke allerede selv har klaret sagen.

Integreret system

– Du skulle lige vide, hvilket arbejde, det var førhen med at samle og tyde timesedler, der nogle gange var udfyldt med arbejdshandskerne på. Nu er det blevet meget nemmere for alle parter og jeg sparer en masse telefonopringninger med opklarende opkald og så videre, siger Mogens Sørensen fra kommandocentralen, maskinstationens kontor, hvor han har sit fuldt integrerede CustomOffice-system på sin computer.

Er Mogens Sørensen borte fra sit skrivebord, kan han også klare det fra sin smartphone. Herfra kan han hele tiden både styre og tilrettelægge alle medarbejdernes arbejdsopgaver.

Nem tilrettelæggelse af opgaver

Arbejdsdagene er fortsat lange for Mogens Sørensen, når han skal styre den store maskinstations mange aktiviteter.

– Men det er blevet mindre hektisk, og jeg har langt større overblik end tidligere. 92 procent af vores opgaver er landbrug, resten er entreprenørarbejde. Især med landbrugsarbejde, hvor vejret spiller ind, kan vi jo ikke planlægge en hel uge frem, ofte ikke en hel dag.

– Enten lægger jeg opgaverne ind sidst på dagen, så medarbejderne ved, hvad de skal, når de møder næste morgen, eller jeg står tidligt op og får det gjort, inden folkene møder, forklarer Mogens Sørensen og fremhæver CustomOffice-systemet for, at man både kan foretage planlægning flere dage frem og korrigere hele tiden, når der kommer nye opgaver.

– Det er et utroligt enkelt og brugervenligt system. Det hele fremgår her på kalenderen, viser han på sin computer, hvor han hele tiden kan se alle medarbejdernes arbejdsopgaver. Det er en kæmpefordel i det daglige.

Korrekt fakturering

En anden af de tidsrøvende opgaver for maskinstationsejeren er at få samlet data sammen og foretaget korrekt fakturering.

– Der må ikke være fejl i faktureringen og slet ikke hukommelsesfejl, fordi jeg eller medarbejderen ikke lige kunne huske præcist, hvornår og hvordan en opgave blev løst. Det er blevet meget nemmere end med mit gamle system. Nu kan jeg selv foretage al faktureringen og har kun hjælp til bogføring én dag om ugen.

– Mine kunder skal bruge præcise fakturaer i deres systemer. Ofte er der tale om, at fakturaen udgør en vigtig dokumentation overfor myndighederne, for eksempel præcist hvilken mark og hvilken behandling. Det gælder også for mig selv og maskinstationens dokumentation overfor myndighederne.

Vigtig dokumentation

– Sidste efterår ville Told & Skat have mig til at redegøre for mit træk af olieafgifterne. Her var det nemt at dokumentere, fordi CustomOffice-appen automatisk sørger for at spørge medarbejderen om data, når man taster sin arbejdsopgave ind. For eksempel, når man tanker diesel på traktoren. Jeg har data og omkostninger for hver enkelt maskine og kan lynhurtigt trække de informationer ud, jeg ønsker. Det kunne jeg nemt sende til Told & Skat og så var de tilfredse, siger Mogens Sørensen.

Bedste match

Det er ikke alene kunderne hos Diget Maskinstation, der får 100 procent korrekte fakturaer, Mogens Sørensen får også vigtige oplysninger til sine dispositioner på maskinstationen.

– Jeg må da indrømme, at jeg har fået korrigeret nogle antagelser om, hvornår en maskine skal skiftes ud, eller hvorvidt vi tjener penge på en bestemt arbejdsopgave. Faktisk kan jeg også analysere, om en bestemt traktor og maskine er det bedste match eller jeg skal spænde en anden traktor foran.

– Det er også noget, jeg snakker med medarbejderne om. Vi kan jo hurtigt danne en mening om, at den eller den maskine bør udskiftes eller kører for lidt. Nu kan vi trække data ud og se, hvor meget vi udfakturerer på den enkelte maskine, traktor eller for den sags skyld også den enkelte medarbejder.

Fuld åbenhed

– Nogle gange kan medarbejderne godt lave lidt sjov med hinanden om, at den ene har en udfaktureringsprocent på 90, mens en anden kun har 70. Men der er jo altid en forklaring. Hvis en medarbejder bare skal køre et kvarter for at komme til at udføre en hel dags arbejde samme sted, er det jo noget lettere at få en høj faktureringsprocent end hvis han to gange på en dag skal hjem og spænde for en anden maskine for at klare opgaver på måske kun en times varighed. Det tager alle med højt humør og jeg har indtryk af, at alle er blevet meget glade for at der nu er fuld åbenhed. Det er faktisk en fordel for arbejdsmiljøet på maskinstationen, mener Mogens Sørensen.

Især når en ny medarbejder skal begynde på maskinstationen, eller når der kommer en ny kunde, har CustomOffice vist sig meget værdifuldt.

– Det giver et meget hurtigere og mere præcist overblik for alle parter. Og sikkerhed for, at vi løser opgaverne rigtigt og som det er aftalt med kunden, når det ikke skal gå flere gange fra mund til mund.

– Vi begyndte med CustomOffice i marts 2019 og jeg må sige, det er et supergodt system. Man kan sige, det hele er blevet meget mere ærligt, både i vore egne antagelser om det, vi udfører og overfor kunderne, hvor det hele nu er dokumenteret i effektivt arbejde. Jeg synes, det er et fantastisk system og har givet mig langt mere overblik og især gør det mit arbejde på kontoret med planlægning, ordremodtagelse og fakturering langt nemmere.

– Og så spiller systemet sammen med bogføring og regnskab, og selv min revisor synes, det hele er blevet meget nemmere, lyder det fra Mogens Sørensen.

customoffice.dk